Întrebări frecvente – Registrul Electronic Național de Vaccinări (RENV)

1. Ordinul nr. 1.234 din 3 august 2011 privind instituirea metodologiei de raportare on-line în Registrul unic de vaccinări prevedea, la articolul 2:
   1. Medicii din maternități, cabinete medicale individuale și cabinete medicale școlare, indiferent de forma de organizare a asistenței medicale în cadrul sistemului public sau privat și indiferent de casa de asigurări sociale de sănătate cu care au încheiat contract de furnizare de servicii medicale, au obligația de a asigura vaccinarea corectă a copiilor și de a introduce în Registrul Electronic Național de Vaccinări datele privind vaccinările efectuate în cadrul Programului Național de Imunizări.
   2. Furnizorii de servicii medicale prevăzuți la alin. (1) au obligația de a introduce datele prevăzute de Registrul Electronic Național de Vaccinări pentru toți copiii născuți începând cu data de 1 septembrie 2011.
   3. Până la data de 31 decembrie 2011 medicii din cabinetele medicale individuale au obligația de a introduce datele prevăzute de Registrul Electronic Național de Vaccinări pentru toți copiii născuți începând cu data de 1 septembrie 2007, înscriși pe listele proprii. În perioada de implementare a Registrului Electronic Național de Vaccinări, până la data de 31 decembrie 2011, se va utiliza metodologia actuală de raportare a efectuării vaccinărilor.
2. Hotărârea de Guvern nr. 423 din 25 martie 2022 privind aprobarea programelor naționale de sănătate.
3. Ordinul ministrului sănătății nr. 964 din 31 martie 2022 privind aprobarea Normelor tehnice de realizare a programelor naționale de sănătate publică.
4. Ordinul ministrului sănătății nr. 1.392 din 13 mai 2022 pentru modificarea și completarea Normelor tehnice de realizare a programelor naționale de sănătate publică, aprobate prin Ordinul ministrului sănătății nr. 964/2022.
5. Hotărârea de Guvern nr. 697 din 25 mai 2022 privind aprobarea metodologiei de raportare și a circuitului informațional în Registrul Electronic Național de Vaccinări. Abrogă ordinul de la punctul A și prevede, la articolul 2:
   1. Furnizorii de servicii medicale care prestează servicii de vaccinare, indiferent de forma de organizare a asistenței medicale în cadrul sistemului public și privat și indiferent de casa de asigurări de sănătate cu care au încheiat contract de furnizare de servicii medicale, au obligația de a se înregistra în RENV ca utilizatori, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei hotărâri, cu scopul de a beneficia de date de acces în vederea raportării.
   2. Furnizorii de servicii medicale prevăzuți la alin. (1) au următoarele obligații:
      • a) să înregistreze în RENV serviciile de vaccinare prestate folosind vaccinurile prevăzute în Programul Național de Vaccinare, denumit în continuare PNV, atât pentru vaccinarea populației la vârstele prevăzute în Calendarul național de vaccinare, cât și pentru vaccinarea grupelor populaționale la risc;
      • b) să asigure vaccinarea și să introducă în RENV datele privind vaccinările opționale din afara PNV sau administrate în situații epidemiologice prevăzute la art. 6 din Legea nr. 136/2020 privind instituirea unor măsuri în domeniul sănătății publice în situații de risc epidemiologic și biologic, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
      • c) să introducă în RENV informațiile privind reacțiile adverse postvaccinare indezirabile, denumite în continuare RAPI, în cazul apariției acestora;
      • d) să introducă datele referitoare la vaccinare în RENV în aceeași zi cu administrarea vaccinului, pentru toate persoanele vaccinate, în scopul monitorizării în timp real a stocurilor de vaccinuri;
      • e) să introducă în RENV și datele aferente vaccinărilor efectuate anterior, dacă acestea nu au fost introduse, în baza informațiilor din carnetul de vaccinare/adeverința de vaccinare, pentru a rezulta o catagrafie viitoare corectă și un istoric complet de vaccinare, în ziua administrării vaccinului din PNV, precum și la solicitarea părinților sau a reprezentantului legal în cazul copiilor, după caz.
6. Ordinul ministrului sănătății nr. 2.408 din 12 august 2022 pentru aprobarea Responsabilităților furnizorilor de servicii medicale și autorităților de sănătate publică implicate în procesul de vaccinare privind metodologia de raportare și circuitul informațional în Registrul Electronic Național de Vaccinări.

Pentru a accesa Registrul Electronic Național de Vaccinări (RENV) trebuie să aveți acces la internet și să deschideți pagina renv.ro, de preferat în browserul Google Chrome.

Pentru a vi se permite accesul, citiți și acceptați termenii și condițiile de utilizare RENV, apoi vă autentificați folosind datele de acces (nume de utilizator și parolă) furnizate de DSP, Direcția Medicală MAI sau MApN.

Atenție! Datele de conectare sunt unice per utilizator sau centru de vaccinare. Asigurați-vă că datele de acces sunt cunoscute doar de cei implicați în înregistrarea datelor în RENV.

După prima autentificare, accesați rubrica Contul meu din dreapta sus (click pe numele de utilizator, apoi Editează date) și schimbați parola, astfel încât să corespundă criteriilor de securitate. Parola este obligatoriu de schimbat la prima autentificare. Se recomandă schimbarea periodică a parolei sau ori de câte ori survin modificări în cadrul echipelor, din motive de securitate a datelor înscrise în RENV.

Verificați informațiile din cont și actualizați-le dacă este cazul. Datele de contact trebuie să fie corecte, pentru o comunicare eficientă. Adresa de e-mail din cont este importantă: dacă optați pentru resetarea parolei, link-ul de resetare se trimite pe această adresă.

Toate rubricile pot fi editate, cu excepția numelui de utilizator, codului de parafă, județului și localității.

Dacă doriți resetarea parolei, puteți face acest lucru din pagina de acces a RENV, dar link-ul de resetare se trimite pe adresa de e-mail din cont. Rețineți care este adresa de e-mail setată pentru comunicare.

Dacă nu mai aveți acces la adresa de e-mail, adresați-vă Direcției de Sănătate Publică (DSP), care poate înlocui adresa cu una nouă.

De asemenea, dacă intervin modificări, dacă vă retrageți din activitate sau dacă preluați un cabinet, vă rugăm să operați aceste schimbări în RENV cu sprijinul DSP, pentru ca datele să rămână corecte.

Vârsta reală este calculată automat, prin diferența dintre data curentă și data nașterii, și reprezintă vârsta reală a copilului sau a persoanei la data vaccinării.

Vârsta recomandată este vârsta la care se administrează un anumit vaccin, în funcție de recomandările producătorului și de prospectul vaccinului, prevăzută în Calendarul național de vaccinare aprobat la momentul administrării.

• PNV calendar – vaccinarea populației la vârstele prevăzute în Calendarul național de vaccinare; pentru copiii vaccinați folosind calendarul de vaccinare în uz de la 31.03.2022, foarte asemănător cu cel aprobat din data de 01.08.2017.
• Grupe la risc – vaccinările administrate grupelor populaționale la risc conform recomandărilor din PNV; includ vaccinul gripal, COVID-19, HPV, dTPa și hepatitic B adult.
• Opțional – vaccinările opționale, la solicitare, inclusiv vaccinarea personalului sanitar cu produse opționale și vaccinarea ca profilaxie postexpunere (de exemplu vaccinarea antirabică sau antitetanică).
• Alte scheme – vaccinări efectuate după o schemă care nu respectă calendarele utilizate după data de 01.08.2017, copiii mari restanțieri și copiii vaccinați în străinătate.

• Stoc național – se selectează dacă sursa de proveniență a vaccinului este achiziția făcută de Ministerul Sănătății pentru populația eligibilă conform CNV. Stocul se actualizează la fiecare introducere a unei vaccinări, prin scăderea unei doze din stocul de vaccin recepționat în RENV prin distribuție de către DSP.
• Achiziție proprie – se selectează dacă vaccinul este cumpărat de părinți, aparținători sau de persoana care urmează să fie vaccinată, nefiind inclus în CNV, sau pentru situațiile excepționale când un vaccin prevăzut în CNV lipsește la nivel național (achiziție sau livrare întârziată la nivel național).
• Adeverință de vaccinare – se selectează dacă vaccinul a fost administrat de un alt medic din România fără a fi introdus în RENV sau dacă persoana a fost vaccinată în afara țării.
• Achiziție DSP – se selectează dacă vaccinul este achiziționat de DSP pentru rezerva antiepidemică și distribuit medicilor pentru vaccinare (de exemplu vaccinul hepatitic A pentru vaccinarea persoanelor sub 16 ani din focarele de hepatită A).
• Stoc spital – se selectează dacă vaccinul este achiziționat de spital pentru protecția personalului propriu (de exemplu vaccinul hepatitic B adult sau vaccinul meningococic) sau pentru protecția altor persoane (de exemplu vaccinul tetanic sau rabic).
• Donație – se selectează dacă vaccinul a fost primit de spital sau de utilizator prin donație.

Dacă tipul de achiziție este diferit de stoc național, lotul și data expirării se completează de către persoana care introduce datele.

1. Refuz – părinții sau tutorele refuză vaccinarea copilului.
2. Născut în străinătate – de exemplu pentru vaccinul hepatitic B și BCG, dacă apare ca restanțier la revenirea în țară și nu se vaccinează.
3. Lipsă vaccin – când lipsește vaccinul din stocul național (vaccin provenit din achiziția centralizată desfășurată de Ministerul Sănătății și distribuit către furnizorii de servicii medicale de vaccinare prin intermediul DSP).
4. Contraindicații – copilul are contraindicații la administrarea unui vaccin sau produs.
5. Neprezentare – copilul a fost chemat la vaccinare, dar nu s-a prezentat la data programării.
6. Omisiune – copilul nu a fost chemat la vaccinare, din diverse motive.
7. Decedat – copilul nu a fost vaccinat întrucât a survenit decesul.

a) Dacă tipul de vaccinare este PNV calendar, tipul de achiziție poate fi: stoc național, achiziție proprie sau adeverință de vaccinare.

Vaccinare efectuată poate fi:

• Da – vaccinul a fost administrat.
• Nu – vaccinul nu a fost administrat; se deschide câmpul Motivele nevaccinării și se selectează din nomenclator.

• Motivele nevaccinării – se selectează din listă motivul pentru care vaccinul nu a fost administrat.
• Dată vaccinare – data vaccinării va fi setată la data curentă.
• Vârsta reală la vaccinare – calculată automat, reprezintă vârsta reală a copilului sau a persoanei la data vaccinării.
• Vârsta recomandată – vârsta la care se administrează un anumit vaccin, în funcție de prospectul vaccinului și de Calendarul național de vaccinare aprobat la momentul administrării.
• Tip antigen – se selectează din listă tipul de antigen și vârsta de vaccinare asociată din Calendarul național de vaccinare în uz.
• Produs – se selectează din listă produsul asociat antigenului selectat anterior.
• Lot – se selectează din listă lotul asociat produsului selectat anterior.
• RAPI – se selectează din listă una sau mai multe variante, în funcție de context.
• Observații – se completează cu informațiile relevante.

Atenție! Dacă în stoc nu există tipul de vaccin, produsul sau lotul selectat, înregistrarea nu se poate realiza.

b) Dacă tipul de vaccinare este Grupe la risc, tipul de achiziție poate fi: stoc național, achiziție proprie, adeverință de vaccinare, achiziție DSP, stoc spital sau donație. Înregistrarea datelor se face similar cu situația descrisă la punctul a).

c) Dacă tipul de vaccinare este Opțional, tipul de achiziție poate fi: achiziție proprie, adeverință de vaccinare, achiziție DSP (de exemplu vaccinul hepatitic A în focare), stoc spital (de exemplu vaccinul meningococic) sau donație (de exemplu vaccinul pneumococic).

Vaccinul opțional nu poate fi din stoc național.

Pentru vaccinările opționale, administrarea și schema de vaccinare se stabilesc de către medic, ținând cont de antecedentele de trecere prin boală, de antecedentele vaccinale și de expunerea persoanei, cu respectarea vârstei de administrare, a numărului de doze și a intervalului dintre doze conform recomandărilor producătorului. Înregistrarea datelor se face similar cu situația descrisă la punctul a).

d) Dacă tipul de vaccinare este Alte scheme, tipul de achiziție poate fi: stoc național (se listează doar produsele din stoc național disponibile), achiziție proprie, adeverință de vaccinare, achiziție DSP, stoc spital sau donație.

Vaccinare efectuată poate fi Da sau Nu; la Nu se deschide câmpul Motivele nevaccinării și se selectează din nomenclator.

• Dată vaccinare – data vaccinării va fi setată la data curentă.
• Vârsta reală la vaccinare – calculată automat, vârsta reală a copilului sau a persoanei la data vaccinării.
• Selectează vaccin – se selectează din listă tipul de vaccin și vârsta de vaccinare asociată.
• Selectează vârsta recomandată de vaccinare, conform CNV din România.
• Selectează vaccin – se selectează din listă vaccinul și produsul asociat.
• Lot – se selectează din listă lotul asociat produsului selectat anterior sau se scrie corect, dacă vaccinul este din afara stocului național.
• Data expirării – se selectează corect din calendar.
• RAPI – se selectează din listă una sau mai multe variante, în funcție de context.
• Observații – se completează cu informațiile relevante.

Exemplu. Vaccinarea cu tetravaccin (DTPa-VPI) a unui copil de 3 ani nevaccinat anterior cu hexavaccin (DTPa-VPI-Hib-HepB): prima doză va fi asociată vârstei recomandate din CNV de 2 luni, a doua doză vârstei de 4 luni, a treia doză vârstei de 11 luni.

Atenție! Dacă în stoc nu există tipul de vaccin, produsul sau lotul selectat, înregistrarea nu se poate realiza.

a) Vaccinul gripal se administrează grupelor la risc conform recomandărilor Organizației Mondiale a Sănătății, cu încadrarea la Tip vaccinare – PNV – grupe la risc – stoc național, dar și celor care doresc vaccinarea, cu încadrarea la Tip vaccinare – Opțional – achiziție proprie.

Vârsta minimă eligibilă este 6 luni, în funcție de produs. Copiii până la 9 ani care nu au fost vaccinați anterior se vaccinează cu 2 doze de vaccin la interval de o lună. În rest, este recomandată administrarea unei singure doze de produs per sezon.

b) Vaccinul COVID-19 se administrează la cerere, cu păstrarea recomandărilor din prospectul vaccinului și a schemelor de vaccinare recomandate și aprobate pe teritoriul României prin instrucțiuni specifice.

• Vârsta minimă 5 ani pentru produsul Comirnaty / Pfizer-BioNTech pediatric.
• Vârsta minimă 12 ani pentru produsele Comirnaty / Pfizer-BioNTech adult și Spikevax / Moderna.
• Vârsta minimă 18 ani pentru Janssen / Johnson & Johnson și Vaxzevria / AstraZeneca.

c) Vaccinul HPV. Vârsta recomandată în PNV este 11-18 ani, pentru fete, încadrarea fiind la Tip vaccinare – grupe la risc – stoc național. Vaccinul poate fi administrat și ca vaccin opțional altor persoane, dar din sursa achiziție proprie. Eligibilitate: minimum 9 ani.

• Dacă vârsta reală este între 9 și 14 ani, schema de vaccinare este alcătuită din 2 doze la interval de 5-13 luni.
• Dacă vârsta reală este peste 15 ani, schema de vaccinare este alcătuită din 3 doze, administrate pe parcursul a 12 luni: intervalul dintre doza 1 și doza 2 este de 2 luni (nu mai puțin de o lună), iar intervalul dintre doza 2 și doza 3 este de 4 luni (nu mai puțin de 3 luni).

d) Vaccinul dTpa – gravide. Vârsta de vaccinare mai mare de 14 ani – adult.

e) Vaccinul hepatitic B adult se administrează pentru profilaxia postexpunere a personalului sanitar și pentru vaccinarea persoanelor hemodializate nevaccinate anterior.

Pentru a putea adăuga în RENV informațiile despre vaccinarea efectuată, stocul de vaccin trebuie să fie diferit de zero. Primul pas este recepția de vaccin.

Utilizatorul operează în RENV recepția de vaccin după ce primește efectiv vaccinul, verifică informațiile și le confirmă. Atenție la numărul de flacoane, care se convertește în număr de doze, și la lotul din care se face distribuția.

Dacă utilizatorul sesizează că în RENV există discordanță față de ceea ce s-a primit efectiv, trebuie să ia legătura de urgență cu persoana care a operat distribuția în RENV din partea DSP, fără a confirma recepția în RENV.

Recepția de vaccin se face o singură dată. Dacă se folosesc mai multe tablete, laptopuri sau calculatoare desktop, recepția se operează de la un singur post.

Numărul de doze primite se adaugă în stoc și constituie stocul pentru respectivul utilizator. Din acest stoc se scade fiecare doză de vaccin folosită pentru vaccinare, precum și dozele înregistrate în RENV ca pierdute. La sfârșitul fiecărei zile se cunoaște exact stocul de vaccin (număr de doze) pe tip de vaccin, produs, lot și utilizator.

Pași: meniul din stânga → Stocuri → Recepții → Confirmă recepția. Se completează numele persoanei care confirmă recepția în RENV și se apasă OK.

Dacă în timpul procesului de vaccinare apar pierderi de vaccin, din diferite motive, acestea se înregistrează în fișa de pierderi de către utilizatorul din stocul căruia trebuie scăzute dozele respective.

În RENV, în rubrica Stocuri – Pierderi, există posibilitatea ca la sfârșitul fiecărei zile sau etape de vaccinare, ori de câte ori este necesar, să se înregistreze pierderile de vaccin, de orice cauză, de către fiecare utilizator: centru de vaccinare, direcție de sănătate publică, centru regional, medic de familie sau spital.

Când există unul sau mai multe flacoane desfăcute cu doze care nu au fost administrate, dozele respective se introduc în fișa de pierderi. Trebuie să selectați motivul pierderii astfel încât să reflecte realitatea, precum și data reală a pierderii.

Fiecare pierdere se încadrează corect pe formularul de declarare. În aceeași fișă se pot înregistra mai multe motive pentru același produs și lot, dar dacă produsul sau lotul diferă, trebuie completată o fișă separată pentru fiecare motiv de pierdere.

Dozele diluate și neutilizate, de exemplu pentru Pfizer, se trec în rubrica corespunzătoare:

• Cele care s-au pierdut pentru că nu s-a putut constitui a 6-a doză, la doze insuficiente.
• Dozele sacrificate se completează pentru vaccinurile diluate, de exemplu BCG, Moderna sau AstraZeneca.
• Pierderi prin expirare – expirarea se referă la data de expirare a lotului respectiv.

Stocul la sfârșitul unei zile este constituit doar din vaccinurile monodoză și din flacoanele întregi sau neutilizate, restul fiind pierderi.

Nu se înregistrează pierderi decât atunci când acestea sunt doze într-adevăr pierdute, care se scad din stocul utilizatorului. Înregistrarea este ireversibilă. Dacă există erori în declararea pierderilor, adresați-vă DSP pentru sprijin în soluționarea acestora.

Aplicația RENV permite conectarea prin software de cabinet pentru transmiterea vaccinărilor. În acest sens, luați legătura cu producătorul software-ului dumneavoastră pentru detalii.

Dacă sunteți o companie care dezvoltă software în acest sens, contactați-ne pentru detalii tehnice de integrare și pentru obținerea accesului la serviciul API.